Direktur SDM dan Pendidikan RSUP Dr Sardjito, drg. Rini Sunaring Putri, M.Kes menerima kunjungan Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan RI, dr. Desak Made Wismarini bersama Kepala Sub Bagian Kearsipan dan Administrasi, Lilis Setyowati, M.Kes dan Kepala Sub Bagian Kearsipan Kamis (27/10) di Ruang Bulat, Gedung Administrasi Pusat RSUP Dr Sardjito. Kunjungan kali ini bertujuan untuk memberikan sosialisasi E-Filing System sebagai sistem pengelolaan surat terpadu di lingkungan Kementerian Kesehatan agar dapat mulai diaplikasikan oleh seluruh satuan kerja di RSUP Dr Sardjito. Dalam sambutannya, drg. Rini Sunaring Putri turut menghimbau kepada seluruh civitas hospitalia agar dapat mempelajari aplikasi EFS untuk mempermudah monitoring terhadap surat serta meminimalisir penggunaan kertas.
“Dengan penggunaan EFS, semua arsip rumah sakit dapat dipantau secara online. Hal ini tentu lebih memudahkan kita dalam mengakses dokumen yang diperlukan setiap saat, selain itu juga dapat lebih menghemat kertas yang berarti turut mendukung program Go Green Hospital.”
Pengelolaan arsip memiliki peran penting dalam keberlangsungan suatu organisasi, terutama di lingkungan rumah sakit dengan beragam dokumen penting yang berkaitan dengan kerahasiaan pasien maupun manajemen rumah sakit. Hal ini karena arsip yang ada mampu dijadikan alat bukti transparansi birokrasi apabila Auditor ingin melakukan pemeriksaan terhadap dokumen. Arsip dapat bermanfaat secara optimal apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya arsip yang dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah. Permasalahan muncul manakala kita kurang memperhatikan tata surat dan pengarsipan. Kesulitan pengelolaan surat manual seperti sulit dan lamanya pengiriman surat serta surat yang tidak dapat diterima apabila yang bersangkutan sedang tidak berada membuat mekanisme pengelolaan surat terkesan kurang efektif dan efisien waktu. Salah satu solusi yang ditawarkan adalah menggunakan aplikasi E-Filing System (EFS) sebagai sistem pengelolaan surat terpadu di lingkungan Kementerian Kesehatan.
E-Filling System (EFS) merupakan suatu aplikasi yang membantu pengolahan naskah dinas konvensional yang dialihkan dalam bentuk soft file sehingga keberadaan surat dapat diakses secara online setiap saat. Penggunaan EFS ini dibuat dengan dasar hukum arsip elektronik yang diatur dalam UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informsasi dan Transaksi Elektronik, UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan UU No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Aplikasi EFS pertama kali diterapkan oleh 14 satuan kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan RI pada tahun 2014 dan diharapkan seluruh eselon I dan unit pelaksana teknis dapat menggunakan EFS sebagai aplikasi pengelolaan surat terpadu. Adapun fitur yang tersedia dalam aplikasi EFS ini adalah rekam surat online, disposisi online, info rekam jejak serta konversi semua laporan kegiatan yang dapat ditampilkan dalam bentuk excel.
No Comments