Emergency (0274) 583613    (0274) 631190, 587333    Fax:(0274) 565639    [email protected]
slide_1200x500_gedung_sardjito
slide_1200x500_putih
slide_1200x500_mbah_jito

Prof. Dr. Sardjito

slide_1200x500_perawat_amarta

Memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna,
bermutu dan terjangkau masyarakat.

slide_1200x500_suite_room

Suite Room

slide_1200x500_call_center

Workshop Tata Naskah Dinas dan Pola Klasifikasi Arsip Bagi Civitas Hospitalia RSUP Dr. Sardjito

YOGYAKARTA – Direktur Umum dan Operasional RSUP Dr. Sardjito, dr. Djoko Windoyo, Sp.RM membuka Workshop Tata Naskah Dinas, Rabu (30/8) di Ruang Serbaguna, Gedung Instalasi Rawat Jalan Lantai 5 RSUP Dr. Sardjito. Kegiatan dalam rangka sosialisasi Permenkes Nomor 14 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kesehatan dan SK Menkes Nomor : HK.02.02/MENKES/377/2016 tentang Pola Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah turut dihadiri oleh perwakilan dari Kantor Kesehatan Pelabuhan (KKP) Yogyakarta, Balai Teknik Kesehatan Lingkungan (BTKL) Yogyakarta, Balai Penelitian dan Pengembangan Gangguan Akibat Kekurangan Iodium (BP2GAKI) Borobudur dan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang. Selain sebagai upaya sosialisasi untuk mengatur keseragaman pelaksanaan tata kelola arsip di masing-masing satuan kerja yang berada di lingkungan RSUP Dr. Sardjito, workshop ini bertujuan untuk memperkenalkan aplikasi Electronic Filing System (EFS) untuk pengelolaan tata naskah dinas di lingkungan RSUP Dr. Sardjito mulai dari pembuatan, pencatatan, sekaligus monitoring naskah dinas.

Kepala Bagian Kearsipan dan Administrasi Biro Umum – Setjen Kemenkes, Lilis Setyowati, SE memberikan paparan terkait dengan kebijakan pengelolaan kearsipan di lingkungan Kementerian Kesehatan. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, arsip diartikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,perusahaan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Menata arsip yang baik bukan sekedar membuat daftar arsip guna penemuan kembali arsip, namun juga mengolah arsip menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan, tugas dan fungsi pencipta arsip sehingga dapat mengetahui peristiwa yang terjadi di masa lampau melalui arsip yang ada. Semakin meningkatnya kegiatan rumah sakit, maka akan meningkatkan pula volume penggunaan arsip. Ruang simpan arsip tidak mungkin menampung volume arsip yang semakin banyak apabila arsip tidak dikelola dengan baik dan benar sehingga masing-masing satuan kerja dihimbau agar dapat mengelola arsip secara dinamis (aktif dan inaktif) secara benar sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan.

Rosa Jaya, SKM, MKM, Kepala Sub Bagian Persuratan Biro Umum – Setjen Kemenkes juga turut memberikan paparan terkait dengan penataan arsip dinamis dan pola klasifikasi arsip. Pola klasifikasi arsip diatur berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan No. HK.02.02/MENKES/377/2016 yang merupakan revisi Kepmenkes RI No.198/MENKES/SK/V/2012). Pola klasifikasi adalah suatu skema yang digunakan sebagai landasan atau pegangan untuk penataan berkas, khususnya bagia rsip yang diatur atas dasar masalah. Pola klasifikasi arsip adalah pengkelasan atau penggolongan arsip yang didasarkan atas persamaan-persamaan masalah/ subjek. Arsipyang memiliki kesamaan-kesamaan serta adanya hubungan ataupun kaitan yang logis dikelompokkan menjadi satu dalam golongan atau kelas tertentu. Sedangkan kode klasifikasi adalah tanda pengganti masalah yang berguna untuk membedakan subjek/masalah yang satu dengan subjek/ masalah yang lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip. Penggunaan kode ini bertujuan untuk mempermudah dalam menunjukan kelompok dari suatu subyek juga akan memudahkan dalam penentuan lokasi dan urutan penyimpanan.

Dalam mewujudkan pengelolaan kearsipan, RSUP Dr. Sardjito sudah melakukan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan pada tanggal 2 Februari 2017 untuk arsip periode tahun 1991 sampai dengan tahun 2014 dan tanggal 3 Agustus 2017 untuk arsip periode tahun 2000 sampai dengan tahun 2012. Selain itu, RSUP Dr. sardjito sudah pernah menyerahkan arsip statis yang ada di RSUP Dr. Sardjito melalui Unit Kearsipan Kementerian sesuai Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis pada tanggal 3 Agustus 2017 untuk arsip statis yang meliputi sejarah berdirinya RSUP Dr. Sardjito selama periode tahun 2001 sampai dengan tahun 2005 dan arsip terkait Operasi Transplantasi Hati (Tahun 2015). Saat ini, RSUP Dr. Sardjito sedang membuat suatu aplikasi Electronic Filing System (EFS) yang mengadopsi EFS milik Kementerian Kesehatan. Keberadaan EFS ini nantinya bertujuan untuk pengelolaan tata naskah dinas di lingkungan RSUP Dr. Sardjito mulai dari pembuatan, pencatatan, sekaligus monitoring naskah dinas.

 

Author Info

Humas Sardjito

Divisi Hukum dan Hubungan Masyarakat RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

No Comments

Post a Comment